17 Июль 2009 Издание: "Российские аптеки" №11-12 2009 год

В предыдущем номере нашего журнала «Российские аптеки» была опубликована первая часть статьи об автоматизации заказа товара – одного из ключевых бизнес-процессов для любого аптечного учреждения. В ней мы рассказали о нюансах и методологии заказа товара, расчете потребности, точке запаса и страховом запасе. Во второй части статьи мы поговорим о работе с поставщиками товара, электронных торговых площадок и централизованном заказе в аптечных сетях.

Определяя политику в отношении товарных запасов, руководители аптечных организаций стремятся использовать ту систему формирования заказов, которая будет наиболее эффективной для их предприятия с экономической точки зрения. Как правило, пополнение запасов осуществляется по одной из нижеприведенных схем:

1. Система с фиксированным объемом заказа: решение принимается только о моменте размещения заказа (поставщик оговаривает объем поставки, но интервалы могут быть различными – в зависимости от расходования запаса).
2. Система с фиксированным интервалом между заказами: определяется период между заказами, а решение принимается о количестве заказываемых товаров (данную систему используют в случае кольцевых развозок товара поставщиками, например заводами – производителями фармацевтической продукции).
3. Система с двумя контрольными уровнями запасов и с фиксированной периодичностью заказов (данная система функционирует как система 2, но в случае снижения запаса возможна внеочередная поставка).
4. Система с двумя контрольными уровнями запасов без фиксированной периодичности заказа: заказ высылается в случае, когда уровень запаса достиг точки заказа, период не фиксируется.

Составление заказ включает в себя работу с предложениями от организаций, осуществляющих оптовые поставки товара: фармдистрибьюторами. С одной стороны, для получения максимальной прибыли от работы с аптеками, поставщики товара стремятся всеми способами «привязать» к себе клиента, в ход идут самые различные средства: предложение различных акций, подарков и бонусов для аптек, система скидок при заказе товара и работа на более выгодных условиях. С другой стороны, поставщики часто выставляют определенные условия, связанные с процессом заказа. Например, поставщик может не принимать товар на поставку только одного товара и вынуждать аптеку заказывать у него определенный объем продукции – целевой размер заказа. Целевой размер может выражаться показателями:

• денежная сумма (минимальная стоимость заказа);
• общий вес заказа;
• количество заказываемых позиций;
• количество партий (количество заказанных единиц должно быть кратно количеству единиц в стандартной партии поставщика).

Таким образом, может создаться ситуация, при которой, чтобы иметь возможность заказать товар у поставщика, придется изменить объем целевого размера заказа для соответствия условиям дистрибьютора.

Для того чтобы руководитель аптечной организации или сотрудник, ответственный за заказ товара, смог провести процесс заказа с наибольшей выгодой и с наименьшими затратами, он должен проанализировать не только свои товарные остатки, объемы спроса и реализации, но и информацию о своих контрагентах, то есть поставщиках. Точкой равновесия на весах, на которых в одной чаше располагается аптека, а на другой – поставщик, служит компромисс, при котором потребности и возможности первой не идут в противоречии с ожиданиями и целями последнего.

Аптечная организация (а именно сотрудник, который занимается заказами товара) играет роль невесты, которой предстоит выбрать из множества женихов. Сотрудник проводит анализ предложений поставщиков и других показателей, таких как условия поставки, рейтинг поставщиков, широта предоставляемого ассортиментного ряда, время поставки, время работы оптовика, возможность экстренного заказа и т.п. Если делать это вручную, времени понадобится не один день: только определение и сравнение повторяющихся позиций, которые встречаются у нескольких поставщиков, с целью определения наиболее выгодного заказа – это огромный труд. Но если в аптеке есть современная компьютерная программа, автоматизирующая учет товародвижения, то все эти процессы могут быть выполнены гораздо быстрее, что значительно сэкономит время сотруднику и облегчит его работу.

СВОДНЫЙ ПРАЙС-ЛИСТ И ЭЛЕКТРОННЫЕ ТОРГОВЫЕ ПЛОЩАДКИ

Первым средством заказа товара у поставщиков была телефонная связь. С течением времени, когда количество поставщиков стало увеличиваться, такой способ связи стал неудобным и медленным, а главное – сотрудники аптек не имели возможности оперативно сравнивать цены различных компаний-поставщиков и получать информацию об остатках медикаментов на их складах.

Следующим важным этапом стало формирование возможности получения предложения поставщика и отправки заказа при помощи модемной связи: большинство фармдистрибьюторов предложили аптекам работать с ними при помощи специализированной компьютерной программы. Но и в этом случае возникли определенные сложности: в аптеке появилось большое количество различных программ для индивидуального заказа – и теперь для того, чтобы заказать товар по самым выгодным для себя условиям, аптечным специалистам приходилось работать сразу в нескольких программах, попеременно находя в них требуемую товарную позицию и сравнивая цены от различных поставщиков.

Ожидаемым выходом из этой ситуации стало появление на рынке единой системы, в которой были объединены прайс-листы большинства поставщиков фармацевтической продукции. Эта система, позволившая за один сеанс связи совершить полный цикл заказа товара, выбрав наиболее выгодное для аптеки предложение, получила название электронной торговой площадки. Примеров подобных систем по России очень много, наиболее известными из них в Московском и прилегающих регионах стали «Кросс-Маркет» и «ФармСМ».

Электронная торговая площадка (ЭТП) – это механизм, создаваемый для повышения эффективности процесса реализации товара и увеличения экономической выгоды в организации. Этот результат обеспечивается за счет достижения следующих целей:

1. Поиск новых поставщиков.
Согласно постулатам экономической науки доходность процесса закупки товара непосредственно зависит от количества привлеченных контрагентов. Чем больше потенциальных партнеров участвует в торгах, тем выше уровень конкуренции и, следовательно, тем более выгодное предложение можно от них получить по каждой сделке. Благодаря использованию средств Internet ЭТП получает беспрецедентные возможности по консолидации всех участников процесса закупки, вне зависимости от территориальной разобщенности.
Для того чтобы аптечной организации вступить в соответствующее сообщество клиентов ЭТП, необходимо лишь настроить соответствующую программу электронной закупки и пройти процедуру регистрации. При этом не имеет значения, где территориально находится аптека и какие информационные технологии использует: с момента вступления на ЭТП аптечная организация получает полную информацию о прохождении торгов и возможность принять в них участие, то есть сделать заказ.

2. Достижение максимальной прибыли.
Как любое мероприятие коммерческой направленности, электронная торговля создавалась ради извлечения максимальной прибыли, которая, естественно, зависит от ценовых параметров. Электронная торговая площадка позволяет проводить все процедуры, связанные с процессом приобретения товара, не требуя личного присутствия представителей аптечных организаций, так же как и участников, размещающих свои предложения на поле электронной площадки. Пользуясь возможностями ЭТП, организация-участник может использовать такую торговую процедуру, которая обеспечит рассмотрение наилучших предложений от участников торгов.

3. Снижение сопутствующих издержек.
Автоматизация процессов заказа товара с помощью ЭТП способствует значительному снижению затрат на бизнес-процесс заказа товара и повышению эффективности проводимой работы по заказу в целом. Обычно в аптечных организациях процессами заказа товара занимаются ответственные сотрудники, работа которых заключается в контактах с поставщиками, поиске выгодных предложений, сравнительном анализе общего уровня цен, оформлении документов и приемки поступившего после заказа соответствующего товара. При использовании обычных средств связи, таких как телефон и электронная почта, выполнение самых обычных операций занимает внушительную часть рабочего времени и требует зачастую назначения отдельной должности (или же эту работу вынужден выполнять заведующий). Но даже при увеличении количества специалистов, руководитель аптеки не может быть полностью спокоен за то, что им удастся найти лучшие предложения на рынке, ввиду небезграничных возможностей традиционных средств коммуникации. Да и весь процесс закупки в этом случае является непрозрачным, попадая под влияние непрофессионализма отдельных сотрудников и являясь благодатной почвой для их злоупотреблений.

В отличие от «ручного» способа заказа, когда работа ведется с каждым поставщиком отдельно, ЭТП берет на себя значительную часть операций и предлагает сотруднику аптеки уже готовые проанализированные данные, с которыми гораздо легче работать.

Дистрибьюторы сами поддерживают в системе информацию о своей продукции с актуальными ценами, для закупки требуемого товара достаточно найти его в каталоге: ЭТП имеет специализированные интерфейсы, такие как поиск продукции, адресная рассылка, автоматическое сравнение и анализ предложений, а также многое другое. В этом случае прозрачность и управляемость процессов значительно повышается, что способствует оперативности их проведения, снижению трудозатрат и ускорению процедур. При работе с поставщиками и аптечными организациями ЭТП позволяет осуществлять индивидуальную работу с каждым клиентом, что в современных условиях жесткой конкуренции является чрезвычайно важным условием для удовлетворения потребностей аптечного бизнеса.

Большинство современных автоматизированных систем управления имеют в своем арсенале либо сводные прайс-листы собственной разработки («еФарма» и др.), либо возможность интеграции со специализированными программными продуктами («Юнико» и др.). Есть случаи, когда эти возможности совмещаются в одной программе: например, АСУ «М-АПТЕКА плюс» позволяет работать с различными ЭТП (в частности – с «Кросс-Маркет» и «ФармСМ»), а также содержит в базовой конфигурации специализированный модуль «Сводный прайс-лист». Это позволяет аптечным специалистам выбирать наиболее удобный для себя вариант работы с поставщиками – ведь не секрет, что на данный момент еще не все фармдистрибьюторы (в том числе – и крупнейшие) активно участвуют в работе ЭТП.

«Сводный прайс-лист», интегрированный в автоматизированную систему управления аптечным предприятием, как и классическая ЭТП, предназначен для предоставления информации о суммарных предложениях поставщиков. Как и в любой ЭТП, пользователи получают возможность видеть прайс-листы всех фармдистрибьюторов в одном окне, освобождаясь от необходимости открывать все индивидуальные программы поставщиков при составлении заказа. Однако, в отличие от «классических» ЭТП, модуль «Сводный прайс-лист» можно настроить на работу с любыми поставщиками – в том числе и с теми, которые не участвуют в массовых электронных аукционах. Среди других возможностей модуля можно отметить:

• возможность проверки заказываемого количества на превышение наличия у поставщика;
• выполнение заказа одному или нескольким поставщикам для определенного подразделения, где установлен модуль;
• формирование нового заказа как для одного, так и для нескольких поставщиков одновременно.

ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЙ ЗАКАЗ ТОВАРА В АПТЕЧНЫХ СЕТЯХ

В аптечных сетях существуют различные схемы работы с поставщиками. Наиболее разветвленной и многоуровневой является схема централизованного заказа, при которой обойтись без автоматизированной системы управления уже практически невозможно. Принципиальное отличие от заказа товара в единичной аптеке состоит в том, что при данной схеме работа с поставщиками осуществляется в офисе аптечной сети. Как правило, ответственным за централизованный заказ является менеджер по закупкам, в задачу которого входит:

1. Прием заявок от торговых точек. Заявки поступают в электронном виде, формируясь на основании установленных алгоритмов расчета потребности (в особых случаях, если нет возможности отправить заявку в электронном виде, она может быть отправлена в офис по факсу или передана по телефону).
2. Анализ остатков товара в торговых точках (с учетом динамики продаж, товарооборота и других индивидуальных особенностей аптек) на предмет принятия решения о заказе.
3. Анализ предложений поставщиков (просмотр наличия требуемых товаров, сравнение их цен и ознакомление с новыми предложениями).
4. Формирование сводного прайс-листа (принятие решения по включению необходимо количества товара в состав заявки).

Если товар от поставщиков централизованно поступает в офис-склад аптечной сети, то автоматизированная система позволяет в полуавтоматическом режиме распределить его по торговым подразделениям, осуществив предпродажную подготовку, после чего товар направляется в аптеки с соответствующими сопроводительными документами. В случае, если доставка товара в торговые точки осуществляется поставщиком напрямую, функция офиса аптечной сети ограничивается обработкой электронных документов от поставщиков и отправку их в аптеки.

Еще один специфический процесс, присутствующий в аптечных сетях, - централизованное распределение остатков товара между различными точками продаж. Например, если в одном из аптечных пунктов зафиксирован недостаток препарата, который есть в избытке в другом аптечном пункте, менеджер аптечной сети может оформить заказ на передачу требуемых товарных позиций из одной точки продаж в другую с оформлением всех сопутствующих документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В качестве примера приведем три различных схемы работы с товаром в аптечных сетях, которые могут быть организованы с помощью АСУ «М-АПТЕКА плюс» (вариантов может быть много больше, причем как с централизованной, так и с децентрализованной схемой заказа товара). На рисунке 1 приведен пример классической централизованной поставки товара в точки продаж через офис аптечной сети. Рисунок 2 иллюстрирует более сложную схему работы сети – с совмещением централизованной и децентрализованной формой поставок. На этой схеме регионально удаленные точки продаж самостоятельно осуществляют заказ товара, но работают на едином справочнике аптечной сети и отчитываются перед центральным офисом о товарообороте. И наконец, на рисунке 3 показана сложноподчиненная схема работы аптечной сети, имеющей два юридических лица, каждое из которых имеет свой офис. Заказ товара осуществляется каждым юридическим лицом самостоятельно, но справочники ведутся централизованно и вся отчетность поступает в головной офис всей сети.

Конечно, в формате небольшой статьи трудно описать все нюансы бизнес-процесса «заказ товара» и возможности автоматизированных систем, обеспечивающих этот процесс. Поэтому мы надеемся на обратную связь с нашими читателями с помощью «Горячей линии» на сайте журнала «Российские аптеки». Мы постараемся ответить на все вопросы, а если возникнет такая необходимость, то подробно осветим интересующие наших читателей темы в отдельной статье.

Алексей Кольчугин, Марина Музылева. Журнал "Российские аптеки", N11-12, 2009