Здравствуйте, коллеги!
Хотелось бы поговорить на тему браков и методов их выявления в торговой сети.
Как известно, реализация недоброкачественной продукции в аптеке (браки и фальсификаты) является грубым нарушением лицензионных требований и влечет за собой приостановление действия лицензии на срок до 30 суток и/или отзыв лицензии. Причем если нарушение выявлено в одном из подразделений аптечной сети, то приостанавливается работа всей аптечной сети (ввиду единственности лицензии). Не буду подробно говорить о том, что в каждой аптечной организации должен быть ответственный по качеству и т.д.
Поговорим о возможных вариантах организации работы по недопущению в реализацию браков и фальсификатов.
Как известно, Росздравнадзор регулярно публикует письма о забракованных и фальсифицированных сериях лекарственных средств для изъятия их из обращения. Казалось бы, ничего сложного нет: берем письмо и проверяем остатки аптеки на предмет наличия забраковки. Убеждаемся что у нас все хорошо (в противном случае помещаем найденные упаковки в "карантинную зону" и ведем претензионную работу с поставщиком), подшиваем письмо в папочку, делаем отметку в журнале о проведенной проверке и идем пить чай с плюшками. Во время чаепития приезжает экспедитор поставщика и привозит кучку товара. Кто же в здравом уме и трезвой памяти оторвется от чая с плюшкой и пойдет проверять серии товара? А после чаепития положен сон-дренаж (или сигаретка - кому что нравится) и т.д. В общем, пока дело доходит до проверки серий, никто уже не помнит о только что проверенном письме (а тем более о письмах недельной-месячной-годичной давности), товар расценивается и пускается в реализацию. И вот приходит ПРОВЕРКА... Шарит по полкам и находит-таки серии товара предписанного к изъятию письмом Росздравнадзора месячной-недельной-годичной давности за номером таким-то. Дальнейшее можно не описывать.
Для таких случаев в АС "М-Аптека +" есть механизм работы с забракованными сериями. Как это работает, все наверно знают (кто не знает - почитайте хелп или обратитесь на сапорт). Т.е. сидя за чашкой чая с плюшкой, ответственный за качество спокоен если у него на компьютере стоит "М-Аптека+" – он-то все сделал правильно: в справочнике забракованных серий поставил дату браковки и серию на товар с нужным кодом. Теперь при повторном приходе товара с таким кодом и серией реализация его станет невозможной со всеми вытекающими плюсами. И здесь на сцену выходит работник, занимающийся ведением справочника товаров (в АС "М-Аптека+" справочник "Медпрепаратов"). Не находя нужного товара в справочнике, он добавляет товар с новым кодом. Таким образом в номенклатурном справочнике появляется еще одна "дублированная" запись, потом еще одна и еще... В общем, процесс понятен. О причинах возникновения "дублей" нужно говорить отдельно, но фактически они появляются, как бы мы не старались этого избежать. Конечно, можно постараться организационно регламентировать ведение справочника: например, при вводе новой позиции в номенклатурный справочник проверять наличие такого же товара но с другим кодом в справочнике забракованных серий, а при работе с забракованными сериями браковать все коды нужного товара. Как видно из примера процесс достаточно трудоемкий и зависит от ответственности человека (т.н. "человеческий фактор"). В общем, потенциальная "дырка" в работе с браками существует и это факт.
Еще один вариант выявления браков и фальсификатов - воспользоваться "Базой данных по изъятым препаратам" ФГУ НЦ ЭСМП (http://www.regmed.ru/). Берем товар из наличия (или из прихода) и ищем его в базе ФГУ НЦ ЭСМП. Причем делать это нужно регулярно, по мере обновления базы и изменения остатков (т.е. каждый день). Учитывая объемы остатков в аптеке (по номенклатуре и сериям), получаем нереальное количество строк для проверки (5-7 тыс.). Да... руками/глазами такое не обработаешь. Ну что, нужно подключать к этому делу компьютер (он умный, пусть сидит и руками/глазами проверяет). И опять мы сталкиваемся с проблемой: во-первых, в нашей стране нет единого номенклатурного справочника товаров по торговым наименованиям для розницы (есть - точнее был – для ОНЛС), что сразу приводит к техническим проблемам идентификации товара из остатков в базе браков; во-вторых, достаточно вольное написание серий товаров (особенно содержащих буквы и другие нецифровые символы) как при создании базы браков так и при заполнении данных о товаре при оприходовании (например, русская буква "С" и латинская буква "C", как известно, имеют разные коды). В общем, идентификация товара по наименованию и серии представляется не очень простой вещью.
Специалистами компании "Эскейп-Юг" г. Краснодар (представительство компании "Эскейп" на юге России) разработана система, которая позволяет сравнивать наименования и серии товаров, находящихся на остатках подразделений, с базами данных забракованных серий лекарственных средств (ФГУ НЦ ЭСМП, региональных центров по контролю качества и сертификации лекарственных средств и др.). Сравнение наименований осуществляется по алгоритму, определяющему процент совпадения строк сравнения. По результатам работы системы формируется протокол поиска серий и сравнения наименований с выводом процента совпадения. Строки с процентом совпадения более 54 раскрашены разными цветами (от желтого до красного) в зависимости от процента соответствия (чем сильнее строки "похожи" между собой, тем краснее цвет). Получив такой протокол, ответственный по качеству легко и быстро сможет его обработать руками/глазами и принять правильное решение об изъятии из обращения. В прикрепленном файле приведен пример результатов обработки остатков товара с совпадением наименований более 54%. Для примера были взяты остатки товаров более чем по 44 тыс. партий и база данных забракованных серий лекарственных средств ФГУ НЦ ЭСМП по состоянию на 04.05.2009г. состоящая из 9645 записей.
Предлагаем всем заинтересованным аптечным учреждениям в течение июня 2009г. бесплатно воспользоваться новой услугой нашей компании по обработке остатков товаров для оценки качества услуги и принятии решения дальнейшего использования.
За дополнительной информацией просьба обращаться в офис компании «Эскейп-Юг» по тел. (861) 257-04-14 или по электронной почте chkbrk@escyug.ru
С уважением,
Заместитель директора
ООО "Эскейп-Юг"
Михаил Абрамов