В журнале Pro Digital №35 за декабрь 2007 продолжен цикл статей о решениях компании "Эскейп" в области нормализации и ведения НСИ ("мастер-данных"). В материале "Идентификация продукции: можно просто посмотреть" специалисты компании рассказывают о типичных проблемах, связанных с идентификацией продукции в информационных системах. В качестве «последней надежды» предлагается методологически беспроигрышное решение - использование графических объектов как дополнения к НСИ, апробированное и проверенное на практике.
Система у нас отличная, просто она не работает
Значимость мастер-данных для всех крупных компаний и государственных структур, прошедших первую фазу внедрения ERP, в последнее время даже не обсуждается. Рассмотрим технологически идеальный вариант: эффективно работающую ERP-систему, решающую реальные производственные задачи c централизованным ведением НСИ (единый регламент ведения НСИ в сочетании с общей технологической базой представляется оптимальным на сегодняшний день способом обеспечить унификацию данных, а также полноту, целостность и актуальность всех входящих в состав НСИ справочников и классификаторов).
Проблема адекватности контента НСИ возникает, как правило, при наличии исторически сложившейся и разрастающейся информационной среды компании. Далеко не все управленческие задачи поддаются полной формализации. Исключением можно считать бухгалтерский учет - как раз в этой области требования четко сформулированы, жестко унифицированы, и не менее жестко (даже жестоко) контролируется их исполнение. Казалось бы, для информационной поддержки бизнес-процессов, в которых используются справочники продукции, достаточно в рамках стабильно работающей ERP-системы сформировать совокупность справочников, применить какой-либо из стандартных классификаторов и обучить персонал. Однако неоднократно проверено, что на практике уже по истечении полугода наблюдается безрадостная ситуация: затруднительно осуществлять оперативный контроль и мониторинг текущей деятельности предприятий и получать консолидированную отчетность (в частности, по складским остаткам), эффективность работы систем планирования близка к нулю, инвентаризация становится синонимом катастрофы. Телефон становится обязательным дополнением к интерфейсу – запрос пользователя ERP-системы дублируется звонком на склад, инвентаризация требует консультаций службы поддержки.
Лавинообразно возрастает количество типичных ошибок ведения НСИ, а именно:неполнота, противоречивость, недостоверность или некорректность в наименованиях, описаниях и других атрибутах объектов; наличие устаревшей информации в справочниках; отсутствие унифицированных наименований объектов; наличие дублированных объектов в справочниках.
Классификация продукции осуществляется сотрудниками отдела материально-технического снабжения с точностью «плюс-минус лапоть», и это объяснимо - ведь стандартные классификаторы имеет свое специализированное назначение и не пригодны для использования в чистом виде в отраслевых или корпоративных системах. Кроме того, они содержат информацию только на верхних, достаточно общих уровнях описания, и степень их детализации просто не позволяет однозначно классифицировать конкретную продукцию.
Сколько людей – столько мнений, как именно идентифицировать. Непросто подобрать специалиста, обладающего достаточной квалификацией как в области постановки задач информатизации, вплоть до элементарной языковой грамотности, так и в специфике продукции конкретной компании. Недешево содержать команду подобных специалистов плюс обеспечить преемственность при отсутствии жестко регламентированной методологии.
Много данных – еще больше проблем
Становится очевидным - полномасштабное ведение НСИ не вписывается в возможности обычной ERP-системы. Традиционные операции ведения справочников (фильтр-поиск-создание (добавление) - корректировка и удаление записей, целиком или отдельных полей) не обеспечивают эффективной работы со сложными многоуровневыми информационными справочниками, содержащими десятки тысяч записей и связей с другими справочниками. Подобные справочники (классификаторы) требуют специализированных средств ведения, контроля корректности и исключения дублирования данных, специальных средств и методов идентификации и поиска информации. Часто требуется иметь возможность поиска не только по наименованию, но и по другим параметрам, например:
· по набору свойств и технических характеристик;
· по регламентам (ГОСТ, ОСТ и ТУ);
· по совокупности аналогов и взаимозаменяемых позиций;
· на уровне составных частей и комплектующих.
Современная система ведения НСИ не ограничивается наполнением справочников и созданием классификаторов. Задействуется множество перекрестных ссылок между отдельными справочниками и классификаторами. Требуется разработка методологии и технического обеспечения актуализации справочной информации. Требования к адекватности, т.е. полноте, точности и актуальности НСИ гораздо жестче, чем в обычной БД, так как при функционировании любой информационной системы информационное наполнение прикладных задач зависит от данных НСИ.
Основным вопросом любого справочника продукции остается качество идентификации продукции, а именно – достоверность, полнота и актуальность. Идентификация с точки зрения потребителя неоднозначна. Так, в строительной организации для начальника участка важна марка цемента, для снабженца – вес стандартной упаковки, для завскладом – габариты и материал упаковки. Не забудем о наличии сертификации и ссылки на ГОСТ – для отдела сбыта. К сожалению, зачастую идентификация продукции напоминает дискуссию троих слепцов о внешности слона (потрогали – и решили, что слон похож либо на одеяло, либо на колонну, либо на веревку)…
Собрать все - и выбрать нужное
В этой связи хотелось бы рассмотреть один из аспектов формирования современных мастер-данных, а именно – возможность использования любой информации в любом виде. На рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки систем ведения НСИ, от Master Data Management (SAP) до Онтологического классификатора ONTOLOGIC(Интертех). У каждой из систем, несомненно, есть свои преимущества, обусловленные спецификой продукции. Однако интересно было бы предоставить пользователю возможность не только классифицировать и идентифицировать продукцию, но и просто посмотреть на нее. Возможность посмотреть зачастую является последней надеждой при проблемах идентификации по текстовым полям. «Посмотреть» в данном случае означает:
· доступ к изображениям, включая фотографии, чертежи, схемы;
· доступ к текстам регламентирующих продукцию документов ( ГОСТ, ОСТ, ТУ);
· доступ к текстам сопутствующих документов (инструкции, спецификации и т.д.).
Необходимо учитывать, что для одной и той же продукции, но разных пользователей, могут быть востребованы разные «ракурсы просмотра» - например, для строителя важен план здания, для ландшафтного дизайнера – общий вид дома, для монтажника аппаратуры – схема электропроводки, и т.п. Вполне возможен и вариант аудио или видеозаписи.
Современные IT-средства позволяют запрограммировать практически все, что угодно. Вопрос вечный - кому это надо, и сколько это будет стоить. Наиболее наглядно конечная идентификация продукции иллюстрируется сайтами Интернет-магазинов, снабженными изображениями товара. Потребитель окончательно удостоверится в идентичности выбранного товара только после просмотра изображения, хотя в описании при этом может отсутствовать важная информация.
Задачи справочников и классификаторов, входящих в состав мастер-данных, разумеется, гораздо шире, нежели просто выбор продукции, однако приходится признать, что проблема идентификации продукции остается ключевой проблемой.
Использование в качестве дополнения к позиции справочника любой графической информации представляется оптимальным с точки зрения обеспечения простоты применения и полноты информации. Технологически в системе реализуется сервис присоединенных изображений, ответственный за централизованное хранение изображений, сборочных чертежей, документации. Использование WEB-технологии позволяет неограниченно расширять число удаленных пользователей системы. Следовательно, вопрос о доступности визуальной информации можно считать решенным, причем в пределах вполне разумной, а попросту минимальной, стоимости рабочего места. А если на товар можно просто посмотреть (или показать специалисту), значит, вы его идентифицировали, причем однозначно.
Л.Г. Колчина, В.С. Миронов
Мнение пользователей:
А. В. Загребеев, заместитель начальника отдела информационного обеспечения ОАО «РЖД», член-корреспондент Академии проблем качества
Как известно, сложность работ по поддержанию в актуальном состоянии справочников продукции обусловлена высокой разнородностью материально-технических ресурсов, масштабностью объемов номенклатуры и необходимостью обеспечения непрерывности товарно-складского учета. Выход из ситуации мы нашли совместно с софтверной компанией «Эскейп», разработав универсальную методику построения справочника продукции, реализованную в «Сетевом классификаторе материально-технических ресурсов ОАО «Росжелдорснаб» (СКМТР РЖДС). Благодаря идентификационным особенностям СКМТР РЖДС, позволяющим просмотреть и выгрузить дополнительную информацию о номенклатурной позиции с привязкой к ней графических файлов (фото продукции, спецификации, инструкции, отсканированные тексты ГОСТов и т. д.), у работников нашей системы практически не возникает проблем с идентификацией позиций справочника на местах.
В статье использованы материалы:
1.Дмитрий Гулько. Мастер-данные: найден кратчайший путь к СОА Copyright © 2007 ITeam
2.Дмитрий Гулько. Как избежать типовых ошибок при построении корпоративных и отраслевых систем нормативно-справочной информации Copyright © 2004 планета КИС
3.Ярослав Помазков. Системы НСИ: мировой опыт и тенденции развития PC Week/RE № (522)12`2006