«Проблемы с товарными остатками» — слыша такое определение, каждый работник аптеки понимает, о чем речь. Пересортица, недостача… Как минимизировать эти проблемы на протяжении всего цикла товарооборота аптеки, и чем может помочь здесь АСУ?
Проблемы с товаром в аптеке нередко начинаются еще на стадии его заказа. Основные принципы автоматизированного заказа товара мы уже рассматривали в предыдущих публикациях. Посмотрим теперь на данный процесс с точки зрения управления качеством товарного ассортимента.
Проблем, возникающих при заказе товара, легко избежать, если вместе сочетаются программа автоматизированного заказа, внимательность сотрудника, занимающегося заказом, его опыт, и достаточное количество времени, чтобы этот заказ выполнить. Современные компьютерные системы оказывают неоценимую помощь фармспециалистам во всех видах их профессиональной деятельности. При заказе товара они способствуют не только непосредственному составлению заявки для поставщиков, но и являются дополнительным средством контроля отправляемой заявки на предмет правильности и рациональности.
КОНТРОЛЬ «ЧИСТОТЫ» ОСТАТКОВ
Далее в «колесе товародвижения» аптеки следует этап приемки товара, требующий внимательности и четкого исполнения регламентов. Все основные документы, которые должны использоваться в аптечных организациях при обращении с товарно-материальными запасами, указаны в методических рекомендациях «О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров в организациях розничной фармацевтической (аптечной) сети всех организационно-правовых форм, расположенных на территории Российской Федерации», утвержденных Минздравом РФ от 14 мая 1998 г. №98/124. При поставке ЛС в аптеку поставщик обязан представить товаросопроводительные документы:
· сопроводительный (упаковочный) лист;
· товарно-транспортные накладные;
· упаковочный вкладыш и др.
На сегодня существуют различные способы приемки товара в аптеке. Наиболее современный и быстрый — использование в дополнение к бумажным документам электронных накладных. Сверка количества мест по документам с фактически привезенным товаром является первоначальным этапом проверки. Если имеются ЛС, требующие особых условий хранения, с ними работа ведется в первую очередь. Также для выявления ошибок в процессе приемки товара сверяют серии и сроки годности, исходя из сопроводительных документов. Проверяют наличие сертификатов. Это удобнее делать, если приемку проводить с использованием дополнительных возможностей автоматизированных систем управления (АСУ), например — сканера штрих-кода, который позволяет заносить информацию по поступившему товару в систему и сверять данные документов с фактически имеющимся товаром. Актуальна и сверка номеров серий, т.к. некоторые поставщики подчас привозят не те серии, что указаны в приложении к накладной.
ЕСЛИ ЕСТЬ НЕСООТВЕТСТВИЕ
Большинству сотрудников аптек знакома ситуация, когда поставщик привез не то, что требовалось. Эта ситуация может возникнуть как по вине поставщика (например, он перепутал адресатов конкретного товара), так и по вине заказчика — аптеки, которая заказала не то, что ей было нужно. Кроме того, среди поступающего товара могут оказаться товары с истекающим или даже превышенным сроком годности.
Определить расхождения между требуемым (заказанным) товаром и тем, что реально привез поставщик, можно либо при визуальном осмотре товарных единиц, либо при использовании возможностей АСУ, с помощью которой можно сравнить электронные накладные с документом заказа и, в конечном счете, с доставленным товаром. Кроме того, АСУ в процессе приходования товара по электронным накладным поможет выявить препараты с превышенным или истекающим сроком годности, а также ЛС, предписанные к изъятию из обращения как фальсифицированные или забракованные.
Аптека вправе отказаться принимать на реализацию такой товар. Если с поставщиком налажены хорошие отношения, то замена товара может произойти быстро и без дополнительной бумажной волокиты. Во всяком случае, большинство дистрибьюторов стараются избегать лишних проблем с аптеками, т.к. дорожат репутацией и не хотят терять клиентов. В противном случае, аптека уведомляет дистрибьютора о необходимости изменения поставки и составляет претензионные документы на товар; при этом оформляется акт об установлении расхождении в количестве и качестве при приеме товара. Если товар поступает в аптеку с собственного внутрисетевого склада, то эти вопросы решаются еще проще.
Постановка товара на остатки происходит при обработке электронных накладных на него. Такая процедура приходования позволяет выявить большинство недочетов и ошибок, которые могут совершать поставщики. Именно во время приемки товара можно определить и предотвратить большую часть проблем, связанных с товарно-материальными ценностями, в том случае, если подход к данному процессу в аптеке достаточно серьезен и основан на правильной учетной политике организации, нацеленной на избежание каких-либо проблем с товарными запасами.
РЕАЛИЗАЦИЯ ТОВАРА: БОРЬБА С ПЕРЕСОРТИЦЕЙ
Для работы с товарными запасами аптек в нашей стране приняты системы учета, основанные на таких известных категориях как серия и партия. Одна из наиболее распространенных проблем аптечных организаций, связанная с товаром — это пересортица, т.е. появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта товаров одного и того же наименования. Ее причинами могут быть:
· невыполнение правил приемки и хранения товаров, а также порядка документооборота;
· недостаточный внутренний контроль движения товаров;
· халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям.
По закону имеется возможность избавиться от пересортицы. Согласно п. 5.3. Методических указаний «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», может быть допущен взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы. Однако такой зачет может быть возможен только при соблюдении нескольких условий:
· выявленные излишки и недостача, образовались за один и тот же проверяемый период;
· излишки и недостача выявлены у одного и того же материально ответственного лица;
· в отношении товаров одного и того же наименования и одинакового количества.
Сканеры штрих-кода — это первая ступень защиты от пересортицы, т.к. для включения товара в чек работнику «первого стола» необходимо держать его в руках. Кроме того, при использовании штрих-кода гораздо легче определяются ошибки, заключающиеся в выборе неправильного товара или вводе неправильной цены. Использование внутренних штрих-кодов позволяет эффективно решать проблему учета партий продаваемого товара. Каждой новой партии товара присваивается свой внутренний штрих-код. Таким образом, при продаже за «первым столом» не нарушается партионный учет, поскольку с остатков фактически снимается эквивалентное количество продаваемого в системе товара. Кроме того, перепутать партии при использовании внутреннего штрих-кода сложнее. Такие ошибки зачастую бывают вызваны тем, что при нахождении в аптеке одновременно нескольких партий одного товара фармспециалисту приходится выбирать какую-либо конкретную, которую надлежит продать в первую очередь. При использовании АСУ сделать выбор легко и просто, т.к. она позволяет определить дату поступления партии, срок годности товара, цены на него количество единиц, оставшихся в той или иной партии, что способствует осуществлению верного выбора.
На деле продать «правильную» партию может быть сложнее. Ведь упаковка товара из этой партии может находиться далеко от рабочего места «первостольника», например, в материальной комнате. Зачем идти далеко? Под рукой всегда найдется такая же пачка, правда, из другой партии. Ее продать куда проще. Кроме того, «первогостольник» при выходе на смену может не знать о том, что у какого-то товара имеется несколько партий и продавать его необходимо «аккуратно», с учетом одновременного их присутствия.
Спасти в таких ситуациях может тот, кому не знакомы понятие лени и усталости, — компьютер. Но и он не всегда способен справиться с человеческими слабостями, столь сильно влияющими на выполнение профессиональных обязанностей.
Если компьютерная программа автоматизации имеет возможность ручного выбора товара для продажи без использования сканеров штрих-кода, то количество «неправильно» проданных партий и товаров может быть выше, чем при отсутствии «ручного» ввода.
А в итоге может произойти частая в аптеках ситуация, что в программе товар данной партии есть, а на самом деле его давно уже нет на полках. Или наоборот, товар продан, а в АСУ он еще имеется.
Во многих аптеках эта весьма распространенная проблема решается с помощью системы запрета на ручной ввод товарной позиции при продаже. То есть товар можно продать, только просканировав штрих-код упаковки.
Также стоит отметить, что при продаже нескольких единиц товара, как правило, небольшого размера или их большого количества, могут случиться ошибки при их подсчете. Такой товар обычно имеет невысокую стоимость, поэтому психологически отношение к нему недостаточно ответственное. Дескать, ну обсчитаюсь в копеечных шприцах? Подумаешь!
Аптечный работник может, как и любой другой человек совершить ошибку, в результате чего, покупателю достанется либо больше, либо меньше товара. И в том и в другом случае налицо будущие проблемы из-за расхождения «теоретического» и фактического количества товарных единиц. Недовольные покупатели, если им не доложили товар, тоже добавят «соли и перца» в общую сумятицу. Эти пересортицы, излишки и недостачи постепенно накапливаются и в конце отчетного периода или во время инвентаризации приводят к значительным расхождениям между системой и фактическим наличием товара, а, следовательно, к новым проблемам.
ВЫПИСАНО ОШИБОЧНО?
Очень часто лекарства называют с учетом входящего в них основного действующего вещества. И врачи, автоматически выписывающие рецепты, могут перепутать несколько букв. В итоге, пациент получает средство, которое ему совсем не нужно. Указать на ошибку пришедшему в аптеку покупателю может фармспециалист. Зачастую именно фармспециалисты в силу своего опыта и образования помогают покупателям совершить нужные покупки, объясняют, почему то или иное лекарство может быть ошибочно выписано. А вот помочь самому работнику аптеки может программный комплекс. Информационные данные по препаратам (область применения, дозы, наличие аналогов и синонимов, противопоказания и др.) содержатся в справочниках, которые могут быть интегрированы в АСУ. Это дает возможность работнику «первого стола» дать правильную консультацию, обосновать необходимость или, напротив, несостоятельность решения о покупке того или иного ЛС, а также помогает «защитить» аптечного сотрудника от чужих ошибок.
Алексей Кольчугин, Марина Музылева. Журнал "Российские аптеки", N13-14, 2009