Как оптимизировать управление аптечным ассортиментом таким образом, чтобы не отказывать покупателям в требуемых препаратах и при этом не «затоваривать» аптеку? В данной статье, которая продолжает цикл публикаций «Автоматизация аптечного бизнеса: что, когда и зачем?», рассмотрим основные принципы управления ассортиментной политикой и приведем примеры их реализации в автоматизированных системах для аптечных предприятий.
Казалось бы, чем больше ассортимент, тем лучше. Но это не так. Излишне широкий или неправильно составленный ассортиментный ряд способен привести к серьезным экономическим проблемам в работе аптечного предприятия. Учтем и другое – чем больше товара, тем сложнее проводить учет товародвижения и анализ деятельности организации. Рассмотрим, что может измениться при внедрении на аптечном предприятии автоматизированной системы управления (АСУ)?
ПРИНЦИПЫ УПРАВЛЕНИЯ ТОВАРНЫМИ ЗАПАСАМИ
Для чего проводить в аптеке такой сложный и вроде напрямую не связанный с увеличением прибыли организации анализ товарного ассортимента? Дело в том, что эффективное управление товарным ассортиментом позволяет:
- сократить количество нереализованных продаж вследствие отсутствия необходимых товарных позиций;
- снизить риск списания товаров в связи с окончанием срока годности;
- минимизировать суммарные затраты, связанные с запасами;
- ускорить товарооборот;
- уменьшить излишки товаров.
Все это в конечном итоге направлено на укрепление позиций на рынке и улучшение ее экономических показателей.
Для ассортиментной структуры любого аптечного рынка характерна высокая концентрация на бестселлерах (наиболее продаваемых товарах) местного рынка. Аналогичным образом сконцентрированы на бестселлерах продажи подавляющего большинства аптек. Соответственно, один из ключевых инструментов управления аптечным ассортиментом – выявление бестселлеров местного рынка. К сожалению, часто в качестве единственного способа определения бестселлеров аптеки используется анализ дефектуры. Несмотря на то, что это важный источник информации, в силу ряда причин его недостаточно.
Во-первых, значительное количество неудовлетворенных запросов может «не озвучиваться»: по многим видам парафармации (косметика, детские товары и т.п.) посетители, не найдя нужного товара на витрине, за дополнительными уточнениями к работнику «первого стола» зачастую не обращаются и уходят без покупок. Причем нередко случается так, что искомая позиция есть в наличии, но информация об этом не доводится до покупателя.
Во-вторых, следует учитывать, что примитивный анализ дефектуры аптеки не идентифицирует «неактивный» спрос на те ассортиментные позиции, которые могли бы быть приобретены при их наличии в аптеке. Это в большинстве своем весьма прогрессивные с точки зрения возможной наценки товары «качества жизни»: средства для похудения, современная космецевтика и медтехника. Поэтому дополнительно к анализу дефектуры аптечной организации целесообразно присовокупить объективный анализ информации об ассортиментной структуре локального рынка. Обоснованием такого подхода служит утверждение: если какой-то товар на местном аптечном рынке имеет высокий уровень спроса у населения, значит его необходимо иметь в ассортименте аптеки.
Анализом ассортиментного множества фармацевтических товаров в отделе аптеки, во всей аптеке или аптечной сети может заниматься заведующий отделом, руководитель аптеки или менеджер аптечной сети. В задачу менеджера сети входит проведение ассортиментного анализа как для каждой отдельной аптеки, так и для сети в целом.
Управление товарными запасами (товарным ассортиментом) – это специфический процесс балансирования между двумя противоположными тенденциями: сокращением суммы затрат на содержание запасов и обеспечением наличия запасов товаров, достаточных для полноценной реализации. При этом рост объема товарных запасов в количественном и качественном соотношении целесообразен до тех пор, пока экономический эффект превышает затраты на содержание дополнительных запасов и отвлечение оборотных средств. Руководителям аптек и аптечных сетей знакомы проблемы недостатка оборотных средств. Проведение грамотной ассортиментной политики способствует решению этих проблем, поскольку позволяет при наличии неполного в абсолютном отношении ассортимента максимально удовлетворить спрос со стороны покупателей. В этом один из ключевых моментов прибыльности аптечной организации: минимизация затрат при получении максимальных положительных результатов.
Реализация управления ассортиментом, основанная на методе «проб и ошибок» (когда заказ весомой части товара осуществляется по принципу «посмотрим, как пойдет»), может привести к весьма негативным последствиям. Наиболее опасно предпринимать такие шаги в небольших аптеках с дефицитом финансовых ресурсов.
Для реализации ассортиментной политики аптеки необходимо постоянно осуществлять контроль над товарными запасами. Он представляет собой учет имеющихся в конкретном месте запасов и контроль процесса их увеличения или уменьшения. Учет товарных запасов и анализ различных показателей по ним может проводиться вручную или с помощью АСУ. Разница результатов состоит в их скорости, точности и стоимости.
КОНТРОЛЬ УПРАВЛЕНИЯ: МЕТОДЫ АНАЛИЗА
С целью осуществления желаемой политики управления товарными запасами необходимо разработать процедуры контроля. Они должны определять частоту проверок, уровень запасов и сравнение с параметрами запасов, которые, в свою очередь, будут влиять на время и объем повторного заказа. Для упорядоченности процессов анализа товарного ассортимента целесообразно проводить его с использованием нескольких классификационных признаков (табл.).
Таблица
|
Классификация товарного ассортимента аптечных организаций по направлениям анализа |
||
|
Признак классификации |
Характеристика |
Показатели для анализа |
|
Степень детализации товарного ассортимента |
Товарная номенклатура, ассортиментная группа (подгруппа), товарная единица |
Широта, коэффициент широты |
|
Полнота, (насыщенность) коэффициент полноты |
||
|
Объем продаж |
||
|
Стадии жизненного цикла товара |
Стадии: внедрения, роста, зрелости, упадка |
Объем продаж, прибыль, затраты на маркетинг, цены |
|
Степень новизны товара |
Новый товар |
Объем продаж, прибыль, затраты на маркетинг, цены |
|
Традиционный товар |
||
|
Скорость реализации товара |
Товары с устойчивой быстротой реализации |
Скорость движения, показатель качества структуры ассортимента |
|
Товары с замедленной реализацией |
Скорость движения, показатель риска списания, качества структуры ассортимента |
|
|
Включение в перечни товаров |
Включенные в ассортиментный перечень, обязательный для всех АО, включенный в перечень ЖВНЛС, включенные в списки ПККН, списки психотропных и наркотических, СП. «А», «Б» |
Наличие в аптечной организации соответствующего товара, включенного в перечень |
|
Степень эластичности спроса на товар |
Товары эластичного и неэластичного спроса |
Коэффициент ценовой эластичности, подоходной эластичности, коэффициент ранговой корреляции |
|
Степень регламентации отпуска |
ОТС и Rx |
Объем продаж, удельный вес в объеме продаж |
|
Способы оплаты |
За полную стоимость, бесплатно или со скидкой |
Объем продаж, удельный вес в объеме продаж |
|
АВС-анализ |
Группа А – 10% от общего числа позиций, группа В – 20%, группа С – 70% |
Удельный вес ассортиментных позиций |
Приведем некоторые примеры расчета показателей для анализа товарного ассортимента. Рассмотрим систему расчета показателей скорости реализации и расчета списания ЛС, показателей качества структуры ассортимента по скорости движения.
Расчет коэффициента скорости движения проводится по формуле:
Кс=(Ок+СП)/(Он+П)
Ок
и Он - остатки товара на конец и начало анализируемого периода (месяц, квартал и др.).
СП – количество упаковок, которые были списаны за данный период времени.
П – количество единиц товара, поступивших за анализируемый период.
Коэффициент скорости движения ЛС показывает, во сколько раз остаток ЛС на конец анализируемого периода и количество ЛС, списанных по истечении срока годности за соответствующий период, больше, чем остаток ЛС на начало анализируемого периода и количество ЛС, поступивших за данный период. Этот коэффициент колеблется от 0 до 1. Если Кс больше или равен 0,5, следовательно, ЛС имеет замедленную скорость движения и подвержен риску списания. При Кс меньше 0,5 ЛП имеет устойчивую или быструю скорость реализации.
Коэффициент риска списания рассчитывается для ЛС с замедленным движением и показывает, во сколько раз остаток ЛС на конец анализируемого периода больше (меньше) возможности реализации его в течение оставшегося срока годности. Коэффициент риска списания рассчитывается по формуле:
Кр=Ок/(Рср•q)
Ок – остаток товара на конец анализируемого периода.
Рср – реализация (день, месяц).
q – количество дней , месяцев до окончания срока годности.
Лекарственные препараты будут чаще подвержены риску списания, если Кр >1. Чем больше значение этого коэффициента, тем больше риск списания ЛП в связи с истечением его срока годности. Препараты, имеющие показатель коэффициента скорости реализации, равный 1, заведомо подвержены риску списания, и для них Кр не рассчитывается. Для того чтобы уменьшить потери препаратов из-за срока годности, необходим контроль над препаратами с замедленной реализацией, а также активная целенаправленная информационная работа. Качество структуры ассортимента по скорости реализации определяется с помощью показателя коэффициента качества Кк:
Кк=(1-А3)/Ауб
А3 – число лекарственных препаратов с замедленной реализацией.
Ауб – число препаратов с устойчивой и быстрой реализацией.
Как наиболее доступный метод мониторинга товарного ассортимента может быть использован подход, базирующийся на классификации товарооборота и товарных запасов, измеряемых в единицах реализации или запаса (АВС-анализ), и их классификации по структуре потребления (XYZ-анализ). АВС-анализ – один из вариантов математико-статистических методов анализа, используемый для исследования частоты определенных экономических явлений и фактов. Его синонимами являются: правило 80/20, первоначальный анализ и принцип Парето.
Принцип Парето в отношении ассортиментной политики в аптеке можно ознаменовать так: «незначительная часть ассортимента составляет большую часть стоимости товара в запасах, реализации и спросе». С помощью этого метода осуществляется классификация или распределение существующего множества показателей соответственно избранным критериям на три группы, а именно А, В и С. Эта классификация показывает одновременно ранг и позволяет выделить основные пункты, особенно важные для целенаправленных мероприятий управления. Как правило, используют два критерия. Они могут быть разными: с одной стороны – количество позиций лекарственных средств, аптек, поставщиков и т.п., с другой – товарооборот, стоимость запасов, объем потребления лекарств, затраты, доход и т.п.
АВС-анализ включает в себя:
- упорядочивание ассортимента в порядке убывания анализируемого показателя (объем реализации, величина запасов и другие показатели);
- выделение группы А, составляющей 10% от общего числа ассортиментных позиций, группы В – 20% и группы С – 70%;
- расчет удельного веса объема реализации, величины товарных запасов в соответствующих группах;
- распределение направлений комплексного использования АВС-анализа и ограничений его использования.
Развитием АВС-анализа является его комбинирование с XYZ-анализом, базирующимся на тех же принципах, что и АВС-анализ. При этом учитывается три критерия, один из которых в большинстве случаев определяется во временном отношении.
Сущность XYZ-анализа в упорядочивании потребления фармацевтических товаров по фактору стабильности потребления и возможности его предвидения. При этом потребление ЛС из группы Х имеет почти стабильный характер, непостоянство случайное (до 20% ежемесячно), недельная предсказуемость потребления определенного товара составляет свыше 95%. Группа Y характеризуется определенными тенденциями потребления (например, сезонностью) или нестабильностями (непостоянство потребления колеблется между 20 и 50% ежемесячно), недельная предсказуемость потребления – не менее 70%. Потребность в группе Z является стохастической, непостоянство потребления достигает более 50% ежемесячно, недельная предсказуемость – менее 70%.
Периодическое сравнение результатов АВС- и XYZ-анализа товарооборота и товарных запасов дает возможность фармпредприятию оптимизировать товарные запасы в объеме, достаточном для эффективной реализации, предотвратить чрезмерные запасы и увеличение риска «замораживания» оборотных средств, а также списания товаров в связи с окончанием срока годности. Очевидно, что обойтись без АСУ для проведения АВС- и XYZ-анализа в современных условиях практически невозможно.
АСУ - УПРАВЛЕНИЕ, КОНТРОЛЬ, ПРОГНОЗИРОВАНИЕ
Каким образом программный комплекс может облегчить работу в аптеке и улучшить ее экономические показатели? В области управления аптечным ассортиментом практически в любой аптечной организации существует определенный перечень вопросов и задач, которые могут решаться с помощью АСУ. К ним относятся:
- поиск ЛП в системе по различным параметрам с учетом наличия аналогов и синонимов;
- отслеживание остаточных сроков годности товарных позиций;
- расчет потребности в заказе товаров (а также формирование списков дефектуры);
- формирование различных отчетов по наличию и движению товаров, получение информации о закупках и продажах;
- анализ товарного ассортимента (расчет коэффициентов широты, полноты, глубины, товарной номенклатуры);
- анализ товародвижения за любой период времени (по отдельным наименованиям, по фармакологическим группам, по поставщикам и др.);
- учет движения товаров по партиям;
- формирование розничной цены на поступивший товар с учетом всех нормативных требований и ценовой политики организации;
- работа с поставщиками (формирование заявок на основе анализа прайс-листа);
- учет неудовлетворенного спроса;
- возможность бронирования и резервирования товара;
- контроль ЛС, подлежащих к изъятию из аптечной сети.
Практически все эти элементы в той или иной комбинации присутствуют в современных программных комплексах, однако степень и форма выполнения перечисленных задач у разных продуктов значительно отличается. Среди ключевых возможностей АСУ можно отметить:
- анализ характеристик ассортимента (ширины, глубины, насыщенности) в виде различных табличных и графических отчетов, анализ ассортимента по подразделениям с выбором даты или периода времени;
- анализ оборота товаров, объемов продаж и торговой наценки;
- рейтинговый анализ по товару, поставщику, торговой наценке, прибыли, скорости продаж и сезонности, формирование заказа товара по результатам анализа минимального остатка, интенсивности продаж, времени исполнения заказа;
- получение информации о текущих остатках, рейтинги продаж и т.п.;
- анализ продаж и неудовлетворенного спроса, расчет потребности;
- алгоритм расчета оптимального количества товара для заказа у поставщиков, осуществление контроля по продажам и закупкам.
Во многих программах присутствуют возможности проведения различных видов анализа по товару: по поставщику, торговой наценке, финансово-экономический анализ, в графическом виде, АВС, XYZ, прибыли, сезонности и т.д. Часто реализован анализ минимального остатка, интенсивности продаж.
В данной статье мы не будем сопоставлять возможности различных АСУ и их преимущества, т.к. относительно реализации различных методов анализа (в первую очередь - АВС) бизнес-аналитики пока еще зачастую придерживаются разных точек зрения. Кроме того, разработчиками АСУ чаще всего являются люди, не имеющие профильного фармобразования, поэтому при создании ПО логика разработчика может заметно отличаться от логики конечного пользователя. Однако стремление к серьезному изучению потребностей аптечного бизнеса с целью качественной реализации требуемых аналитических систем, которое наметилось в последние годы среди компаний-разработчиков, показательно: возможно, уже в ближайшей перспективе теория сравняется с практикой.